faciliteert uitvoerders en projectleiders met tools om uren te boeken en projectprognoses te maken om de werkdruk te verlagen
KLANT
Bouwgroep Peters
sinds 2022
PROJECT HIGHLIGHTS
Uren boeken tool voor uitvoerders
Projectprognose-tool voor projectleiders
Maatwerk ontwikkeling
PROJECTLEIDER
Anne Mark van der Wielen
Elke week regel voor regel de uren van medewerkers in AFAS inboeken, daar waren de uitvoerders van Bouwgroep Peters wel klaar mee. Om dit proces te versnellen bouwde Flinker Ontwikkeling een gloednieuwe tool, waarmee de uitvoerders de uren eenvoudig kopiëren en in een matrix invoeren.
“Ik denk dat deze tool de uitvoerders al snel een half uur tot een uur per week werk scheelt”, vertelt controller Dirk Mallegrom van Bouwgroep Peters enthousiast. “Nu kunnen de uitvoerders de uren van het project van de week ervoor gewoon kopiëren. Daarna is het even controleren, aanpassen, de bewakingscodes toevoegen, opslaan, verzenden en klaar! Dat klinkt heel gemakkelijk én dat is het ook”, zegt hij lachend.
Voordat de uitvoerders bij Bouwgroep Peters de uren boeken tool van Flinker Ontwikkeling gebruikten, moest de loonadministrateur regelmatig de aangeleverde Excel-bestanden handmatig verwerken. Want hoewel het bouwbedrijf AFAS al een tijdje gebruikte, verkozen sommige uitvoerders Excel nog steeds boven het ERP-systeem. Met de komst van de uren boeken tool is dat verleden tijd. “De tool draait stabiel en de uitvoerders zijn tevreden", aldus Dirk.
De verbetering van het urenregistratieproces smaakte naar meer. Ook de projectleiders hadden een maandelijks terugkerend proces, waar ze in AFAS veel tijd aan kwijt waren: het bijhouden van de prognoses. Dirk legt uit: “Elke maand verwachten we van de projectleiders dat zij rapporteren over de voortgang van hun projecten. Hoe verloopt de inkoop? Kom je uit met je uren? Dat soort zaken. Maar het opstellen van een projectprognose is omslachtig in AFAS. Ze tonen niet altijd de juiste dingen en je moet veel handmatige handelingen doen.”
Dat moet anders kunnen, dacht Dirk. Dus belde hij Anne Mark van der Wielen van Flinker Ontwikkeling. “De projectrapportage moet makkelijk tot stand komen, zodat de projectleiders snel kunnen zien wat het effect van hun mutaties op de cijfers is. Daarom wilde ik graag een simpele invoer, snel kunnen muteren en overzicht creëren.” Een leuke uitdaging voor het team van Flinker Ontwikkeling. Na slechts twee maanden stond de projectprogrose-tool live en draaide er al twee projecten op. “Ik vind het knap hoe Flinker Ontwikkeling de vertaalslag weet te maken van de techniek naar onze wensen. En hoe ze, binnen zo’n korte tijd, een gebruiksvriendelijke tool neerzetten.”
De tool is en blijft een hulpmiddel. Het zijn de projectleiders die het moeten doen. Dirk: “Het zijn technische mensen. Onze visie is: als je van je medewerkers verwacht dat ze rapporteren over de financiële voortgang, dan moet je ze ook faciliteren met een goede tool. Die zat niet in AFAS. Met de projectprognose-tool van Flinker Ontwikkeling is het allemaal wél mogelijk. En het is gewoon geïntegreerd in InSite.”
De acceptatie van de tool is groot. “In een paar maanden tijd is de tool goed ingeburgerd. De projectleiders kunnen eigenlijk niet meer zonder." Of initiatiefnemer Dirk zelf ook blij is met de tool? “Absoluut! We wilden de projectbewaking en de prognoses naar een hoger plan trekken, zodat we grip hebben op de performance van het bedrijf. Dat is gelukt!”
Wil je net als Bouwgroep Peters jouw uitvoerders en projectleiders ontzorgen met tools die naadloos op je AFAS-omgeving aansluiten? Neem dan contact met ons op.
“Ik denk dat deze tool de uitvoerders al snel een half uur tot een uur per week werk scheelt”, vertelt controller Dirk Mallegrom van Bouwgroep Peters enthousiast. “Nu kunnen de uitvoerders de uren van het project van de week ervoor gewoon kopiëren. Daarna is het even controleren, aanpassen, de bewakingscodes toevoegen, opslaan, verzenden en klaar! Dat klinkt heel gemakkelijk én dat is het ook”, zegt hij lachend.
Voordat de uitvoerders bij Bouwgroep Peters de uren boeken tool van Flinker Ontwikkeling gebruikten, moest de loonadministrateur regelmatig de aangeleverde Excel-bestanden handmatig verwerken. Want hoewel het bouwbedrijf AFAS al een tijdje gebruikte, verkozen sommige uitvoerders Excel nog steeds boven het ERP-systeem. Met de komst van de uren boeken tool is dat verleden tijd. “De tool draait stabiel en de uitvoerders zijn tevreden", aldus Dirk.
De verbetering van het urenregistratieproces smaakte naar meer. Ook de projectleiders hadden een maandelijks terugkerend proces, waar ze in AFAS veel tijd aan kwijt waren: het bijhouden van de prognoses. Dirk legt uit: “Elke maand verwachten we van de projectleiders dat zij rapporteren over de voortgang van hun projecten. Hoe verloopt de inkoop? Kom je uit met je uren? Dat soort zaken. Maar het opstellen van een projectprognose is omslachtig in AFAS. Ze tonen niet altijd de juiste dingen en je moet veel handmatige handelingen doen.”
Dat moet anders kunnen, dacht Dirk. Dus belde hij Anne Mark van der Wielen van Flinker Ontwikkeling. “De projectrapportage moet makkelijk tot stand komen, zodat de projectleiders snel kunnen zien wat het effect van hun mutaties op de cijfers is. Daarom wilde ik graag een simpele invoer, snel kunnen muteren en overzicht creëren.” Een leuke uitdaging voor het team van Flinker Ontwikkeling. Na slechts twee maanden stond de projectprogrose-tool live en draaide er al twee projecten op. “Ik vind het knap hoe Flinker Ontwikkeling de vertaalslag weet te maken van de techniek naar onze wensen. En hoe ze, binnen zo’n korte tijd, een gebruiksvriendelijke tool neerzetten.”
De tool is en blijft een hulpmiddel. Het zijn de projectleiders die het moeten doen. Dirk: “Het zijn technische mensen. Onze visie is: als je van je medewerkers verwacht dat ze rapporteren over de financiële voortgang, dan moet je ze ook faciliteren met een goede tool. Die zat niet in AFAS. Met de projectprognose-tool van Flinker Ontwikkeling is het allemaal wél mogelijk. En het is gewoon geïntegreerd in InSite.”
De acceptatie van de tool is groot. “In een paar maanden tijd is de tool goed ingeburgerd. De projectleiders kunnen eigenlijk niet meer zonder." Of initiatiefnemer Dirk zelf ook blij is met de tool? “Absoluut! We wilden de projectbewaking en de prognoses naar een hoger plan trekken, zodat we grip hebben op de performance van het bedrijf. Dat is gelukt!”
Wil je net als Bouwgroep Peters jouw uitvoerders en projectleiders ontzorgen met tools die naadloos op je AFAS-omgeving aansluiten?
Neem dan contact met ons op!