van een rampscenario naar
voortgang richting een modern salarissysteem
KLANT
Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond
sinds 2021
PROJECT HIGHLIGHTS
Functioneel beheer
Workflow optimalisatie
Procesautomatisatie
PROJECTLEIDER
Monique Pijnappel-Wiederhold
"Wij waren al een eind op weg met de herimplementatie van ons AFAS-salarissysteem, maar het verliep niet op rolletjes", vertelt Diana Storm, hoofd HR bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR). De nieuwe versie van AFAS moest op 1 januari 2022 live, maar het zat de HR afdeling niet mee. Door ziekte en verloop waren er geen functioneel beheerders beschikbaar om het traject in goede banen te leiden. "Het was twee voor twaalf. Uitstellen zou betekenen dat we een jaar achterstand zouden oplopen. Dat was een rampscenario."
Gelukkig heeft dat scenario nooit plaatsgevonden. Diana wist dat er hulp nodig was om de herimplementatie op tijd te laten slagen. Daarom ging ze op zoek naar een AFAS-specialist. "Via een kennis ben ik bij Flinker terecht gekomen, die goede ervaringen met deze AFAS-partner had. Flinker nam het meteen heel serieus op en kwam met een oplossing die ons gered heeft: functioneel beheerder. Die de ene dag op locatie en de andere op afstand voor ons werkt."
Samen met functioneel beheerder Martijn Zwiers van Flinker zette het team van VRR alles op alles om alles op tijd klaar te hebben voor livegang. "En dat is gelukt!", vertelt Diana. "Ondanks alle tegenslagen zijn we toch live gegaan. Weliswaar met wat kleerscheuren, maar we hebben het gehaald. De medewerkers hebben hun stinkende best gedaan om het mogelijk te maken en uitstel te voorkomen. Dat heeft ons veel geld en stagnatie bespaard."
"Samen met Flinker zette het team alles op alles om alles op tijd klaar te hebben voor de livegang. en dat is gelukt"
Diana Storm
Het nieuwe salarissysteem is nu enkele maanden in gebruik en zorgt voor efficiente op de werkvloer. "Bij HR merken we steeds meer het verschil. We hoeven minder stappen te nemen, waardoor de foutgevoeligheid afneemt. Ook zijn we beter in staat om te weten waar we benodigde informatie kunnen vinden en hoe dossiers opgebouwd zijn. Het is een moderner systeem geworden met veel potentie voor de toekomst", aldus Diana.
Ook Martijn is trots op de stappen die VRR maakt. "Ze zijn overgestapt naar een nieuwe manier van werken, waarin veel zaken automatisch verwerkt worden. Dat vraagt veel van een team. Toch heeft VRR de keuze durven maken en doet iedereen zijn uiterste best om er een succes van te maken."
Diana's collega John de Jong sloot in maart 2022 aan als Teamleider HR Bedrijfsvoering ad interim. Onder zijn leiding wordt de herimplementatie naar een hoger niveau getild. "De herimplementatie was een noodzakelijke stap om over te gaan naar een moderne omgeving, waarin we processen kunnen automatiseren", vertelt John. "Nu de nieuwe omgeving staat, kijk ik ernaar uit om samen met Flinker de overbodige stappen in de workflows te elimineren, Dat biedt ons controle, zorgt voor rust in het team, voorkomt onnodige handelingen en draagt bij aan de kwaliteit van onze dienstverlening."
Gelukkig heeft dat scenario nooit plaatsgevonden. Diana wist dat er hulp nodig was om de herimplementatie op tijd te laten slagen. Daarom ging ze op zoek naar een AFAS-specialist. "Via een kennis ben ik bij Flinker terecht gekomen, die goede ervaringen met deze AFAS-partner had. Flinker nam het meteen heel serieus op en kwam met een oplossing die ons gered heeft: functioneel beheerder. Die de ene dag op locatie en de andere op afstand voor ons werkt."
Samen met functioneel beheerder Martijn Zwiers van Flinker zette het team van VRR alles op alles om alles op tijd klaar te hebben voor livegang. "En dat is gelukt!", vertelt Diana. "Ondanks alle tegenslagen zijn we toch live gegaan. Weliswaar met wat kleerscheuren, maar we hebben het gehaald. De medewerkers hebben hun stinkende best gedaan om het mogelijk te maken en uitstel te voorkomen. Dat heeft ons veel geld en stagnatie bespaard."
Het nieuwe salarissysteem is nu enkele maanden in gebruik en zorgt voor efficiente op de werkvloer. "Bij HR merken we steeds meer het verschil. We hoeven minder stappen te nemen, waardoor de foutgevoeligheid afneemt. Ook zijn we beter in staat om te weten waar we benodigde informatie kunnen vinden en hoe dossiers opgebouwd zijn. Het is een moderner systeem geworden met veel potentie voor de toekomst", aldus Diana.
Ook Martijn is trots op de stappen die VRR maakt. "Ze zijn overgestapt naar een nieuwe manier van werken, waarin veel zaken automatisch verwerkt worden. Dat vraagt veel van een team. Toch heeft VRR de keuze durven maken en doet iedereen zijn uiterste best om er een succes van te maken."
Hoewel de eerste resultaten geboekt worden, moet er ook nog een hoop gebeuren. Diana: "Er komen nu allerlei dingen bovendrijven die we in het verleden niet goed deden. Het traject is daarom pas echt geslaagd als we grip hebben op alles wat er op ons afkomt. Flinker is op dit moment druk bezig om samen met de medewerkers HR bedrijfsvoering van VRR de workflows te optimaliseren, zodat deze organisatiebreed meer uniform gaan lopen."
Diana's collega John de Jong sloot in maart 2022 aan als Teamleider HR Bedrijfsvoering ad interim. Onder zijn leiding wordt de herimplementatie naar een hoger niveau getild. "De herimplementatie was een noodzakelijke stap om over te gaan naar een moderne omgeving, waarin we processen kunnen automatiseren", vertelt John. "Nu de nieuwe omgeving staat, kijk ik ernaar uit om samen met Flinker de overbodige stappen in de workflows te elimineren, Dat biedt ons controle, zorgt voor rust in het team, voorkomt onnodige handelingen en draagt bij aan de kwaliteit van onze dienstverlening."
Overbodige
handelingen
elimineren